Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług rezerwacji połączeń lotniczych, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na przewozy pasażerskie na trasach krajowych i zagranicznych na potrzeby Zamawiającego.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi podmiot, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Fizyki Teoretycznej PAN

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000844815

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Al. Lotników 32/46

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-668

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@cft.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.cft.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Działalność naukowa

1.11.) Dane podmiotu, któremu zamawiający powierzył przeprowadzenie postępowania.

Podmiot 1

1.11.1.) Nazwa podmiotu prowadzącego postępowanie: Kancelarią Doradztwo-Przetargi Sp. z o.o.

1.11.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 521916709

Adres podmiotu prowadzącego postępowanie:

1.11.3.) Ulica: Wały Piastowskie 1/1508

1.11.4.) Miejscowość: Gdańsk

1.11.5.) Kod pocztowy: 80-855

1.11.6.) Województwo: pomorskie

1.11.7.) Kraj: Polska

1.11.8.) Lokalizacja NUTS 3: PL634 - Gdański

1.11.11.) Adres poczty elektronicznej: biuro@doradztwo-przetargi.pl

1.11.12.) Adres strony internetowej: www.doradztwo-przetargi.pl

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług rezerwacji połączeń lotniczych, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na przewozy pasażerskie na trasach krajowych i zagranicznych na potrzeby Zamawiającego.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-edddc2f5-5cb7-4c67-a1fc-3c5ae1c8bbcf

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00117164

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-02-24

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00115126/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług rezerwacji połączeń lotniczych, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na przewozy pasażerskie na trasach krajowych i zagranicznych na potrzeby Zamawiającego.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie będzie współfinansowane z 6 projektów. Pełne dane w SWZ i przy opisie przedmiotu zamówienia.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tj. Platformy e-zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tj. Platformy e-zamówienia.
2. Ogólne zasady korzystania z Platformy:
2.1. Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty, wymaga:
1) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej:
https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2) Szczegółowy sposób przygotowania oferty znajduje się na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny
3) Zgodnie z § 11 ust. 2 r.d.e. Zamawiający udostępnia poniżej informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy: Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s.
4) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .rtf .docx .xls .xlsx ze szczególnym wskazaniem na .pdf.
5) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip, .7Z.
Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert i wniosków).
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż wskazanych w pkt B) SWZ Rozdz. VII, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie poprzez Platformę dostępną pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
2. Formularz do komunikacji - Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę jako załączniki. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawców (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415 ze zmianami) oraz określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452).
3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeżeli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich złożenia/ wysłania na Platformie.
Forma i zasady składania dokumentów i oświadczeń w tym dotyczących podmiotowych środków dowodowych (za wyjątkiem oferty i
oświadczeń o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i oświadczeń o braku podstaw wykluczenia z postępowania) .

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w trakcie trwania postępowania czy realizacji umowy Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.
2. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa Pani/Pan dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
3. Ponadto:
-administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Fizyki Teoretycznej PAN z siedzibą przy Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa.;
-w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może się Pan/Pani kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych, którym jest Beata Bartyska, kontakt pod adresem mailowym: iod@cft.edu.pl ;
-Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: Świadczenie usług rezerwacji połączeń lotniczych, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na przewozy pasażerskie na trasach krajowych i zagranicznych na potrzeby Zamawiającego, Znak sprawy: PTP/1/2025 ;
-odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 78 ustawy Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;
-Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli zobowiązania wskazane w ofercie i umowie przekroczą w/w przedział czasowy, okres przechowywania obejmuje ten termin;
-obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
-w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
-posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
-nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W trakcie oraz po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PTP/1/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji połączeń lotniczych, sprzedaż, wystawieniu i dostarczanie biletów lotniczych na przewozy pasażerskie na trasach krajowych i zagranicznych na potrzeby Zamawiającego.
2. Zamawiający przewiduje nabycie biletów:
a) lotniczych zagranicznych na trasach europejskich,
b) lotniczych zagranicznych na trasach pozaeuropejskich,
c) lotniczych na trasach krajowych.
3. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części. Przedmiot zamówienia jest jednorodny i brak podziału na części nie zakłóca konkurencyjności na rynku wykonawców.
4. Szczegółowy opis i zakres zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1a do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
5. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych w projektowanym wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
15. Zamówienie będzie współfinansowane z poniżej wymienionych projektów, realizowanych przez Zamawiającego:
a) Sub-percent calibration of the extragalactic distance scale in the era of big surveys, umowa nr. 951549, finansowana ze środków: Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych ( ERC)
b) NExt level Quantum information processing for Science and Technology, nr projektu: 101080086, finansowany ze środków Komisji Europejskiej
c) Quantum Optical Networks based on Exciton-polaritons, nr projektu: 101115575, finansowany ze środków Europejskiej Rady ds. Innowacji
d) Neuromorphic Polariton Accelerator, nr projektu: 101130304, finansowany ze środków Europejskiej Rady ds. Innowacji
e) QUantum reservoir cOmputing based on eNgineered DEfect NetworkS in trAnsition meTal dichalcogEnides, nr projektu: 101130384, finansowany ze środków Europejskiej Rady ds. Innowacji
f) Modelling Center for Quantum Technologies, nr projektu: 101186579 ; finansowany przez Komisję Europejską (European Research Executive Agency).

4.2.6.) Główny kod CPV: 63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:
„Łączna cena oferty brutto połączeń lotniczych” – C (cena wyliczona na próbie do ustalenia rankingu ofert)
„Wysokość opłaty transakcyjnej brutto za wystawienie jednego biletu lotniczego („tam” i „z powrotem”) na połączenie krajowe lub międzynarodowe” - WOT
„Czas na dokonanie rezerwacji i dostarczenia biletu lotniczego” – CD
„Upust od cen przewoźnika dla biletów lotniczych” – UCP

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wysokość opłaty transakcyjnej.

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas na dokonanie rezerwacji i dostarczenia biletu lotniczego.

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Upust od cen przewoźnika dla biletów lotniczych.

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-04 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-04 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE